1.6 ความหมายระบบธุรกิจ
ระบบ (System) หมายถึง การทำงานขององค์การต่าง ๆ ที่ประกอบด้วยระบบย่อย หลายระบบรวมกันและทำงานร่วมกัน ซึ่งจะต้องมีการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อประโยชน์หรือวัตถุประสงค์ร่ว มกันหรืออย่างเดียวกัน เช่น ระบบธนาคาร ระบบบริษัท ระบบห้างร้าน เป็นต้นการทำงานของหน่วยงานย่อยต่าง ๆ ของระบบจะต้องมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องประสานกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือความมุ่งหมายร่วมกันหรืออย่างเดียวกัน เช่น ในองค์กรหนึ่งอาจแบ่งออกเป็นหลายฝ่ายหรือหลายแผนก โดยแต่ละฝ่ายหรือแต่ละแผนกจะมีหน้าที่ในการทำงานร่วมประสานเพื่อวัตถุประสงค์เดียวกัน ระบบอาจถูกจำแนกแยกเป็นประเภทใดประเภทหนึ่งหรือหลายประเภท ขึ้นอยู่กับผู้จำแนกและผู้ที่จำแนกจะเห็นว่าควรแบ่งหรือควรจะจัดเป็นประเภทใด เช่น เป็นระบบเปิดหรือระบบปิด ระบบเครื่องจักรหรือระบบกึ่งเครื่องจักร เป็นต้น
ระบบธุรกิจประกอบด้วยระบบย่อยพื้นฐาน เช่น ระบบการผลิต ระบบการตลาด ระบบบัญชีการเงิน ระบบสินค้าคงคลังและระบบบริหารงานทรัพยากรบุคคล เป็นต้น ซึ่งมีความสัมพันธ์กันทั้งกิจกรรมที่เกี่ยวข้องและการแลกเปลี่ยนสารสนเทศโดยต้องอาศัยกระบวนการ (Procedure) คือการแสดงถึงการทำงานแต่ละขั้น ซึ่งควรพิจารณา 4 ด้าน คือ
1. สิ่งที่ถูกกระทำ (What) วัตถุประสงค์ของระบบคืออะไร มีแผนงานขั้นตอนอย่างไรเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย
2. วิธีการทำงานจะทำอย่างไร (How) ต้องใช้เครื่องมือใดเพื่อให้งานสำเร็จ
3. จะทำเมื่อใด (When) การเริ่มดำเนินงานและผลสำเร็จของงานจะสำเร็จ ได้เมื่อใดควรมีการจัดวางตารางการทำงานอย่างมีระบบ การทำงานโดยไม่มีการจัดตารางการทำงานที่แน่นอน จะส่งผลให้ระบบงานยืดเยื้อไม่สามารถปิดงานได้ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในระบบเพิ่มขึ้น
4. ใครเป็นคนทำ (Who) บุคคลหรือคณะใดที่เป็นผู้รับผิดชอบ หมายถึง การมีบุคคลที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในขอบเขตงานของตนที่แน่นอน รวมทั้งความสามารถในการมอบหมายงานซึ่งในการที่จะทำการศึกษาระบบใดก็ตาม จะต้องเข้าใจในการทำงานของระบบนั้น ๆ
